La facturation dématérialisée crée des économies réelles

La facturation électronique est potentiellement rapide, efficace et peu chère pour les acheteurs comme pour les fournisseurs. C’est la raison pour laquelle un groupe d’experts désigné par la Commission européenne est en train d’établir des plans pour un cadre européen de l’e-facturation.

Le marché intérieur est l’une des plus grandes réalisations de l’UE. Cependant, pour en tirer le meilleur parti, les entreprises et les citoyens européens devraient pouvoir travailler ensemble n’importe où dans l’Union aussi aisément que chez eux.

L’un des obstacles majeurs est le paiement des biens et des services. Les pratiques de facturation traditionnelles prennent du temps et sont relativement coûteuses. La facturation et le paiement électroniques, plus rapides et moins chers, constituent des pratiques de plus en courantes dans beaucoup de pays européens dont certains ont déjà énormément profité. Pourtant, du fait de normes et de pratiques nationales différentes, le potentiel de l’e-facturation transfrontalière n’a pas encore été pleinement exploité. Un exemple de cette situation est fourni par la diversité des exigences nationales concernant la perception de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Malgré le fait que les États membres aient accepté des règles communes en matière de TVA, les différences d’application de celles-ci d’un pays à l’autre peuvent être considérables concernant, par exemple, la question des signatures électroniques.

De plus, bien que de grandes sociétés aient développé des systèmes intégrés de paiement et de facturation électroniques, leur adoption a été minimale parmi les 24 millions de PME de l’UE et dans le secteur public. Néanmoins, d’après un rapport réalisé par Capgemini, si ces systèmes intégrés étaient plus largement appliqués, l’e-facturation pourrait contribuer à l’économie de quelque 238 Mrd EUR sur six ans, soit environ 40 Mrd EUR par an, dans les transactions d’entreprise à entreprise uniquement dans l’UE. À titre d’indication des économies d’échelle potentiellement réalisables, une étude récente effectuée par une PME et une grande entreprise a constaté qu’en introduisant l’e-facturation, chacune d’elles a réalisé des économies de temps correspondant à 1% de leur chiffre d’affaires.

Mais les choses commencent à évoluer. Cinq États membres de l’UE (le Danemark, l’Espagne, la Finlande, l’Italie et la Suède) ont déjà introduit l’e-facturation pour les approvisionnements du secteur public. Rien qu’au Danemark, la facturation électronique dans le secteur public aurait fait économiser au pays plus de 100 Mio EUR par an. Plusieurs autres pays prévoient d’en faire autant. Une étude hollandaise récente a constaté que plus de la moitié des administrations publiques nationales a établi des plans d’introduction de l’e-facturation qui ne représentent actuellement que 3,7% des 10,5 millions de factures reçues par les pouvoirs publics.

De surcroît, la Commission européenne vient d’adopter une proposition importante visant à réformer les règles actuelles régissant la TVA et à demander aux administrations nationales de la TVA de traiter sur un même planles factures papier et électroniques. Une telle approche résoudrait les incohérences, actuellement perceptibles dans différents États membres, entre les règles régissant l’e-facturation et la TVA, et inciterait à l’adoption prochaine de la facturation électronique à travers l’UE.

Adapter l’e-facturation aux systèmes de factures

Dans son ambition de transformer l’UE en une économie compétitive fondée sur la connaissance, à même de sauver la croissance et l’emploi, le programme de réformes économiques de la stratégie de Lisbonne porte, entre autres choses, sur la nécessité de créer un environnement plus favorable à l’entreprise.

Compte tenu des possibilités que l’e-facturation offre en matière de simplification et de facilitation des opérations commerciales, elle peut justement permettre la création d’un tel environnement en réduisant les transactions nationales et transnationales à quelques clics simples, qui permettront de créer une économie «en temps réel». En outre, l’e-facturation peut contribuer à faire du marché intérieur de l’Union une réalité plus efficace.

La Commission européenne se penche actuellement sur les trois domaines qui font principalement obstacle au développement de l’e-facturation en Europe: les questions juridiques, les défis techniques et les exigences commerciales.

Les obstacles juridiques concernent les divergences entre codes fiscaux et règlements régissant la facturation. Du point de vue technique, il y a les questions liées à la sécurité, à l’authentification et au choix des normes à appliquer. Au niveau commercial, les différents secteurs et types de société requièrent des systèmes différents. Par exemple, les pratiques de facturation dans l’industrie automobile, autrement structurée, sont très différentes de celles d’une librairie de quartier.

Indicateur de l’importance accordée à l’e-facturation, le programme-cadre pour la compétitivité et l’innovation (2007-2013) de l’UE finance des projets pilotes explorant tous les aspects de la passation de marchés publics en ligne, y compris l’e-facturation. À titre d’exemple, le projet paneuropéen de passation de marchés publics par voie électronique (PEPPOL), qui est financé par des fonds communautaires à hauteur de presque 10 Mio EUR, et fonctionne sur la base de projets pilotes visant à développer l’utilisation de l’e-facturation en matière de mécanismes de passation de marchés publics.

Établir des modèles d’e-facturation

Afin de rassembler tous les points de vue et de développer une vision cohérente, la Commission européenne a désigné une task force informelle sur l’e-facturation, qui a publié son rapport final en juillet 2007. La task force a avancé un certain nombre de propositions stratégiques ainsi que des recommandations pour faire face aux obstacles juridiques, psychologiques et opérationnels, et promouvoir la standardisation.

Sur ce, le groupe d’experts indépendants sur la facturation électronique, composé d’un échantillon de 30 spécialistes provenant de différents pays, d’industries et d’entreprises de diverses dimensions, a été officiellement lancé en février 2008.

Décrivant l’adoption généralisée de l’e-facturation comme inévitable, Bo Harald, le président du groupe, déclare que la démarche de sensibilisation est leur souci immédiat: «La première chose à laquelle nous voulons parvenir est d’amener les entreprises européennes, en particulier les PME, et le secteur public à comprendre pourquoi l’e-facturation est si importante.»

Harald attire l’attention sur ce qu’il appelle les «méga raisons»pour lesquelles l’e-facturation devrait devenir pratique commune. Celles-ci comprennent les économies d’échelle précédemment esquissées, la protection de l’environnement qu’entraînerait la réduction de la consommation de papier et des kilomètres postaux, et la nécessité croissante de l’automatisation pour faire face au vieillissement de la population européenne.

Outre la promotion d’une mutation culturelle, le groupe d’experts travaille à l’élaboration d’une politique globale et d’un cadre technique qui offriront des services intégrés d’e-facturation dans des conditions d’ouverture et d’interopérabilité; le groupe travaille également à l’amélioration de la situation, actuellement fragmentaire, complexe et coûteuse, de l’e-facturation en Europe. «Le cadre créera un consensus entre les divers acteurs sur la manière de gérer l’e-facturation», explique Harald. «Le cadre doit bâtir un système facile d’utilisation et bon marché, afin de rendre l’e-facturation accessible et attractive.»

Ce cadre d’e-facturation standardisée pourrait ensuite être intégré à l’espace de paiement unique en euros (SEPA) qui, une fois entièrement opérationnel, permettra de procéder à des paiements non liquides n’importe où dans la zone euro au même titre que pour les paiements nationaux.